عندما تتلقى شركة نيكست جينيراشن تقرير تدقيق ISO سلبي. فإنّ الوضع يستدعي أخذ الموضوع بجدّية كبيرة. لذلك من الضروري الوقوف سريعا على ما ورد من ملاحظات وخروقات ضمن التقرير. بالإضافة إلى تحديد التشوّش الذي قد يؤدي إلى خطر فقدان الاعتماد عند مركز SAAC أو الجهة المانحة. كذلك، فإن التعامل المبكر والمنهجي مع النتائج يعد العامل الفاصل بين الاستمرار في الاعتماد أو التعرض لتعليق أو سحب الشهادة.
كيف تتعامل مع تقرير تدقيق ISO السلبي دون فقدان الاعتماد؟
بالطبع إليك كيف تتعامل مع تقارير الأيزو السلبية:
1. تحليل ملاحظات المدققين من نتائج التدقيق
أولا، يبدأ الأمر بـ وقوف دقيق على نتائج التدقيق التي وردت ضمن التقرير السلبي. حيث تبيّن ملاحظات المدققين نقاط ضعف النظام أو عدم التوافق مع المتطلبات.
-
نظراً لأن التقرير غالباً يحدد بنود عدم مطابقة أو توصيات تحسين. يجب تصنيف تلك البنود ضمن قائمة ملاحظات قائمة يراجَع فيها كل بند من حيث السبب الجذري.
-
بالإضافة إلى ذلك، من المهم أن تجرى مقابلات داخلية مع فرق العمل لمعرفة ما إذا كانت الملاحظات ترجع إلى ضعف توثيق أو تطبيق فعلي لنظام إدارة الجودة، إذ غالباً ما يرى أن الأوراق مطابقة لكن التنفيذ متهرّب منه.
-
كذلك، ينبغي وضع أولويات واضحة—مثلا: البنود الحرجة التي تؤثر على الامتثال أو السلامة أولا—ثم الأقل تأثيرا لاحقا.
وبالتالي، فإن تحليلك الدقيق يسهل الانتقال إلى مرحلة التصحيح بشكل تنظيمى.
تنبيه: تجاهل تحليل السبب الجذري يعطل خطوات التصحيح ويزيد احتمال أن يجد المدقق الخارجي نفس القصور لاحقا.
2. إعداد خطة التصحيح و متابعة الاعتماد
بعد تحليل ملاحظات التقرير، يترتب وضع خطة التصحيح التي تُغطي كل بند من بنود التقرير، مع ربطها بإجراءات تنفيذية ومع مواعيد ومسوؤلين.
وإليك كيف يتم إعداد خطة التصحيح:
-
ينبغي أن تتضمن الخطة وصفا واضحا لكل ملاحظة: ما الإجراء الذي سيتخذ، من المسؤول، ما المهلة، وما الدليل الذي سيقدم للجهة المانحة أو لمدقق المتابعة.
-
بالإضافة إلى ذلك، ربط الخطة بـ مؤشرات أداء تساعد على قياس الفعالية، مثل عدد الانحرافات التي تم غلقها، وكم من الوقت استغرق التنفيذ، وهل ظهرت إعادة نفس الملاحظة.
-
أيضا، التواصل مع الجهة المانحة وإبلاغها بوجود هذه الخطة بما يوضح أنك تتابع الاعتماد بجدّية، ويرجى أن تحتوي الوثائق المصاحبة على تقرير متابعة يقدم معهم.
نصيحة: احتفظ بسجل متابعة منفصل يظهر حالة تنفيذ كل بند من بنود الخطة، لأن ذلك يثبت أنك تتعاطى مع التقرير السلبي بشكل احترافي.
3. مراجعة الوثائق و توثيق النظام الفعلي
بالإضافة إلى ذلك، من أهم خطوات التعامل مع التقرير السلبي هو أن تعيد مراجعة الوثائق والتأكد من أن ما هو مكتوب يعكس ما هو مطبّق فعليا على أرض الواقع.
-
يجب أن تراجع السياسات، والإجراءات، والتشغيل القياسي (SOP)، وسجلات الأداء، وتتأكد أن جميع الوثائق موقعة، محدّثة، وقابلة للتتبّع—ذلك لأن المدقق الخارجي سينظر في مدى تطبيق نظام الامتثال وليس فقط وجود الوثائق.
-
كذلك، إذا كشف التقرير عن ضعف في توثيق العمليات، فإن تحديث الوثائق وحده ليس كافيا؛ إذ يجب أن يكون هناك دليل للممارسة: تسجيل عمليات تنفيذ، تسجيل تغييرات، وفحص النتائج.
-
علاوة على ذلك، تأكد من أن الوثائق الخاصة بنظام الطوارئ أو الاستجابة للحوادث مضمّنة ضمن نظامك، لأنه غالبا ما يكون عنوانا لملاحظات المدققين.
تنبيه: وثائق مكتوبة فقط دون دليل تنفيذ ملموس تعتبر شكلية، وقد تفسر بأن النظام غير فعّال مما يعرض الاعتماد للخطر.
4. تنفيذ التصحيحات و تجهيز الموقع للمراجعة الميدانية
لكن، التنفيذ الفعلي هو الذي يفصل بين سؤال “هل سيحتفظ بالاعتماد؟” و”هل سيُفقد؟” لذلك يجب التأكد من أن كل بند من بنود الخطة السابقة نفذ فعلياً ويمكن أثباته أمام المدقق الخارجي.
-
نظم عملية تدقيق داخلي محاكي للزيارة الميدانية لاكتشاف ما تبقى من ملاحظات قبل حضور المدقّق الفعلي، ودوّن نتائج هذا التدقيق، ما يُعدّ دليلاً قوياً على أن النظام تحت مراقبة مستمرة.
-
بالإضافة إلى ذلك، تأكد من جاهزية الموقع من حيث النظافة، مراقبة المخاطر، وجود السجلات في الموقع، وتدخل الموظفين—فزيارة الموقع هي التي تكشف إذا كان النظام يُطبّق فعليا وليس فقط مكتبياً.
-
كذلك، ربط التنفيذ بمتابعة الاعتماد: إعداد تقرير تنفيذي موجز عن كل ما تمّ، يُقدّم إلى الجهة المانحة قبل الزيارة، ما يُظهِر التزامك بإغلاق الملاحظات وتحسين النظام.
نصيحة: قم بمحاكاة زيارة ميدانية بصورة مفاجئة قبل يومين من التدقيق الأصلي لتكون جاهزاً لأي ملاحظة مفاجئة.
5. التقديم للجهة المانحة ومتابعة الاعتماد الرسمي
أخيرا، بعد تنفيذ خطة التصحيح ومراجعة الوثائق، يتوجّب عليك تقديم ما بُذل من جهد إلى الجهة المانحة. والتواصل أيضاً مع مركز SAAC إن لزم الأمر، لضمان أن الاعتماد الرسمي لا يزال ساري– وهذا يبني الثقة ويخفّف من احتمالات فقدان الشهادة.
-
قدم مع الطلب تقريراً مختصرا يعرض ما تم من معالجات، وما هي النتائج المحققة. وطلباتك لزيارة متابعة أو تجديد.
-
علاوة على ذلك، تابع البريد والمراسلات من الجهة المانحة، واستجب لأي مطلب إضافي بسرعة.
-
أيضا، وثق كل عملية ومراسلة بملف يُحفظ ضمن نظامك الداخلي. حيث قد يطلب منك لاحقاً الأدلة ضمن مراجعة الاعتماد أو تفتيش مفاجئ.
تنبيه: تأخّر في ردودك أو عدم تحديث الجهة المانحة قد يضعك في وضع اضطراري وبالتالي يُحتمل أن تفقد الاعتماد.
كيف ستساعدك شركة نيكست جينيراشن
عبر خبرتها كمَنح لشهادات الأيزو والاعتمادات، تساعدك شركة Next Generations في تنسيق التواصل مع الجهة المانحة، وتوفّر إطاراً عاماً لمراجعة التقرير السلبي وتنفيذ خطة التصحيح. ما يسهل عليك متابعة الاعتماد الرسمي وتجنّب فقدان الشهادة.
الأسئلة الشائعة (FAQ)
س: ماذا يعني الحصول على تقرير تدقيق ISO سلبي؟
ج: تقرير التدقيق السلبي يعني أن المدقق اكتشف ملاحظات أو حالات عدم مطابقة في نظام إدارة الجودة. سواء في التوثيق أو التطبيق. لا يعني هذا بالضرورة فقدان الاعتماد، لكن يشير إلى ضرورة تطبيق خطة تصحيح فورية وإثبات الالتزام بتحسين النظام قبل المراجعة التالية.
س: كم من الوقت يُمنح عادة لتنفيذ خطة التصحيح بعد تقرير سلبي؟
ج: تمنح الجهة المانحة عادةً مدة تتراوح بين 30 إلى 90 يومًا لتصحيح الملاحظات، اعتمادًا على خطورتها. لذلك من المهم تنفيذ الإجراءات سريعًا، وبالتالي يجب إرسال الأدلة خلال المهلة المحددة لتجنب التعليق أو سحب الشهادة.
س: هل يمكن الحفاظ على الاعتماد أثناء وجود ملاحظات تدقيق مفتوحة؟
ج: نعم، طالما أن المؤسسة تُظهر التزامًا واضحًا عبر خطة مصححة وتقدم أدلة متابعة، يمكنها الاحتفاظ بالاعتماد. علاوة على ذلك، فإن التواصل المستمر مع الجهة المانحة ومركز SAAC يُظهر حسن النية والالتزام بالإصلاح، مما يقلل احتمالات تعليق الشهادة.
س: ما أكثر الأخطاء التي تسبب تقارير تدقيق ISO السلبية؟
ج: من أكثر الأخطاء شيوعًا: ضعف مراجعة الوثائق. عدم تنفيذ الإجراءات التصحيحية السابقة، وغياب التقييم المنتظم للمخاطر. أيضًا، يؤدي ضعف التنسيق بين الأقسام إلى نتائج تدقيق غير مرضية لغياب التكامل في نظام إدارة الجودة.
س: كيف يمكنني منع تكرار التقارير السلبية في المستقبل؟
ج: من المهم تطبيق خطة التحسين بشكل دوري. مع إجراء تدقيقات داخلية منتظمة، وتوثيق النتائج والأدلة. بالإضافة إلى ذلك، راجع نظام الامتثال بانتظام للتأكد من أن جميع المعايير محدّثة وأن الموظفين يطبّقونها فعليًا.
س: متى يجب التواصل مع مركز SAAC بعد تلقي تقرير سلبي؟
ج: يُنصح بالتواصل فورًا إذا كانت الملاحظات جوهرية أو تتعلق بشرط من شروط الاعتماد الرسمي. لأن المركز قد يطلب تقرير متابعة أو تدقيق إضافي للتأكد من استقرار النظام قبل تجديد الاعتماد أو الاستمرار فيه.
في النهاية إن التعامل مع تقرير تدقيق ISO سلبي يتطلّب استجابة سريعة ومنهجية منظمة. بحيث يشمل تحليلاً دقيقاً للنتائج، إعداد خطة التصحيح، مراجعة الوثائق، تنفيذ التصحيحات، والتنسيق مع الجهة المانحة ومركز SAAC لضمان استمرار الاعتماد. ومع دعم شركة Next Generations فإن لديك الشريك الذي يمكنه مساعدتك على تجاوز الملاحظات وتحويلها إلى فرصة لتحسين نظامك. بدلاً من أن تكون سبباً في فقدان الاعتماد.
