خطوات لتفادي إلغاء اعتماد ISO 22000 بعد التدقيق الخارجي

حصول المنشأة على شهادة الأيزو لسلامة الغذاء «ISO 22000» يعد إنجازاً مهماً يدل على التزامها بجودة العمليات وسلامة المنتجات، كذلك فإنه ليس ضماناً دائماً لاستمرار الاعتماد ما لم تُدِر المنظومة بفعالية. لذلك تحتاج إلى فهم دقيق لآلية الحفاظ على الاعتماد وتجنّب ملاحظات الجهة المانحة التي قد تؤدي إلى إلغاء الاعتماد. علاوة على ذلك فإن إعداد تقرير التدقيق والمراجعة المستمرة بعد المنح يعكس التزامك الحقيقي بنظام إدارة سلامة الغذاء. بالإضافة إلى ذلك فإن شركة نيكست جينيراشن (Next Generations) المتخصصة في منح وتدقيق شهادات الأيزو تقدم هذا الدليل ليكون رفيقك في رحلة الاحتفاظ بالاعتماد بثقة ووضوح.

خطوات لتفادي إلغاء اعتماد ISO 22000 بعد التدقيق الخارجي

قبل أن تدخل مرحلة التقويم النهائي أو بعد صدور الملاحظات، من المهم أن تهيئ المجمل الداخلي للمنشأة وتضع خطة واضحة للصيانة والتحسين، لكن عليك أيضا أن تعامل كل تقرير تدقيق بجدية لأن عدم المتابعة قد يؤدي إلى توصية بإلغاء الاعتماد من الجهة المانحة. لأن تدقيق ما بعد المنح هو آلية مراقبة واعتماد لاستمرارية التوافق، فالأهم من ذلك أن تبنِي نظاماً لادارة التغييرات ومعالجة الأخطاء. ثانياً، يجب أن تربط بين مخرجات التقرير وتحسين الأداء وتوظيف الموارد بشكل فاعل، ونتيجة لذلك ستتمكن من تجنّب الإيقاف أو سحب الاعتماد.

إجراء مراجعة كاملة لتقرير التدقيق

في هذه الخطوة عليك أن تراجع تقرير التدقيق الخارجي بالكامل، وكذلك تقسيم الملاحظات حسب الأولوية والجهة المانحة، ثم إعداد خطة تصحيح مفصلة.

• قم بتجميع كل ملاحظات الجهة المانحة، ورتبها حسب مدى خطورتها وتأثيرها على نظام إدارة سلامة الغذاء.

• حدد المسؤولين والموارد والمدة الزمنية لكل بند، وابدأ تنفيذ خطة تصحيح الأخطاء فوراً.

• تأكّد من أن نظامك يتضمن توثيقاً للمراجعة ونتائج التنفيذ، لأن المدقق سيعيد تقييمه في الزيارة التالية.

• راقب تنفيذ الإجراءات التي تمّ تعديلها وتأكد من أنها تعمل فعلياً على أرض الواقع وليس فقط موثّقة على الورق.

تحديث نظام إدارة سلامة الغذاء ومطابقة المواصفات

بعد معالجة الملاحظات، كذلك من الضروري أن تتأكد أن نظامك يتماشى مع معايير الهيئة السعودية أو جهة الاعتماد ذات الصلة، وكذلك مع متطلبات شهادة الأيزو لسلامة الغذاء، لأن أي انحراف أو تغيير جوهري دون إعلام قد يؤدي إلى الإلغاء.

• حدث الوثائق والإجراءات لتشمل التغييرات التي تمت والممارسات الجديدة، وأبلغ الإدارة العليا بالمستجدات.

• اجعل المراجعة الدورية للنظام جزءاً من ثقافة المنشأة لا مجرد مطلب شكلي، ودمج عملية التحسين المستمر في كل قسم.

• تأكّد من أن موظفيك مدرّبون وملمّون بكل تغييرات النظام والمخاطر المرتبطة، لأن ضعف وعي الموظفين يؤدي إلى أخطاء ترفع احتمالية الرفض.

• قُم بقياس مؤشرات الأداء وراجعها بانتظام، لأن نظام تشغيل ثابت يثبت مصداقية المنظومة أمام الجهة المانحة والمتدقيق الخارجي.

التواصل الفعّال مع الجهة المانحة وضمان الشفافية

كثير من مشاكل إلغاء الاعتماد تنشأ من ضعف التواصل أو إخفاء الأخطاء أو عدم تقديم المستندات المطلوبة في الوقت المناسب. بالتالي، يجب أن تتعامل مع الجهة المانحة بشفافية تامة وتقدم ما يُطلب منك دون تأخير.

• عندما تتلقى ملاحظات التقرير، أرسل فوراً إخطاراً بالاستلام وخطة معالجة مع جدول زمني واضح، لأن ذلك يعكس التزامك.

• احتفظ بسجلات مراسلاتك مع الجهة المانحة والمتدقق الخارجي، لأن أي تجاهل قد يُفسَّر على أنه ضعف التزام.

• دوّن أي تغييرات جوهرية في نطاق الشهادة أو العمليات وأبلغ الجهة المانحة فوراً، لأن تغيّرٌ غير معلَن قد يُعد مخالفة.

• شارك نتائج التحسينات مع الجهة المانحة عند زيارتها القادمة، لأن التقرير الإيجابي يعزّز ثقتهم في منظومتك ويقلل من احتمالية الإلغاء.

المتابعة الدورية والتدقيق الداخلي الاستباقي

إجراء التدقيق الداخلي بشكل مستمر وكذلك المراقبة الدورية للأداء لا يقل أهمية عن التدقيق الخارجي، وعند تطبيقه بشكل فعال يصبح خط الدفاع الأول لتجنب توصية بإلغاء الاعتماد.

• حدّد جدولاً ثابتاً للتدقيق الداخلي والفحص الدوري لجميع العمليات المرتبطة بنظام إدارة سلامة الغذاء، ودوّن النتائج والملاحظات.

• راقب سجل الحوادث أو الانحرافات أو ملاحظات العملاء أو الموردين، لأن ظهور أنماط ثابتة قد يشير إلى ضعف النظام.

• تأكد من أن الإدارة العليا تطلّع على نتائج التدقيق وتتخذ قرارات سريعة لمعالجة أي انحراف، لأن غياب مشاركة الإدارة يُعد نقطة ضعف.

• استفد من نتائج التدقيق الداخلي لتوليد خطة تحسين مستمرة، وبيّن نتائجها والتغييرات التي تمّت في الفترة السابقة أمام المدقق الخارجي.

جدول مقارنة لأهم الممارسات

الأسئلة الشائعة حول إلغاء اعتماد ISO 22000 بعد التدقيق الخارجي

1. ما الأسباب الأكثر شيوعاً التي تؤدي إلى إلغاء اعتماد ISO 22000؟

إلغاء الاعتماد غالباً يحدث بسبب تجاهل ملاحظات تقرير التدقيق أو عدم تطبيق خطة تصحيح الأخطاء في الوقت المحدد. كذلك يحدث عندما لا يتم تحديث نظام إدارة سلامة الغذاء أو توثيق الإجراءات الجديدة وفق معايير الهيئة السعودية أو مركز الاعتماد المعتمد.

2. كيف يمكن الاستعداد لتدقيق ISO 22000 السنوي بنجاح؟

الاستعداد الجيد يبدأ بالمراجعة الداخلية الكاملة للنظام وتحديث الوثائق قبل الزيارة الخارجية. بالإضافة إلى ذلك يجب مراجعة نتائج التدقيق السابق ومعالجة الثغرات. الأهم من ذلك تجهيز السجلات والأدلة التي تثبت مطابقة المواصفات دون تأخير.

3. ما دور مركز الاعتماد السعودي في عملية منح أو إلغاء الشهادات؟

مركز الاعتماد السعودي يشرف على الجهات المانحة ويراقب التزامها بالمعايير الدولية. لذلك أي مخالفة من الجهة المانحة أو المنشأة قد تؤدي إلى تعليق أو سحب الشهادة. كذلك يحدد المركز متطلبات المطابقة الفنية وضوابط سلامة الغذاء لضمان جودة عمليات الاعتماد الوطنية.

4. ما الخطوات التي يجب اتخاذها بعد استلام ملاحظات الجهة المانحة؟

يجب تحليل الملاحظات وتحديد أولويات التصحيح، ثم إعداد خطة عمل تفصيلية تتضمن المدة والمسؤوليات والموارد المطلوبة. علاوة على ذلك يجب إرسال إشعار رسمي بالاستلام إلى الجهة المانحة ومتابعة تنفيذ التصحيحات. نتيجة لذلك يتم تقليل احتمالية الإلغاء النهائي للاعتماد.

5. هل يمكن استعادة الاعتماد بعد إلغائه؟

نعم يمكن ذلك في بعض الحالات من خلال إعادة تقديم طلب الاعتماد واستيفاء جميع متطلبات المطابقة التي فشلت المنشأة في تحقيقها سابقاً. بالإضافة إلى ذلك يتعين على المنشأة إجراء تدقيق جديد شامل وإثبات تنفيذ جميع التصحيحات المطلوبة حتى توافق الجهة المانحة على الاعتماد الرسمي مجدداً.

حفاظ المنشأة على اعتماد ISO 22000 يتطلب جهدا مستمرا وليس مجرد اجتياز تدقيق خارجي. كذلك التنفيذ الفعّال لخطة التصحيح، والتحديث المستمر لنظام إدارة سلامة الغذاء، والتواصل المفتوح مع الجهة المانحة، والمتابعة الداخلية الدورية كلها عوامل أساسية. لذلك، إن كنت تسعى لحماية شهادة الاعتماد وضمان مطابقة المواصفات باستمرار، فإن الاعتماد على شركة نيكست جينيراشن (Next Generations) يمثل خياراً حكيماً يقدم لك الدعم القانوني والتقني المطلوب للحفاظ على الاعتماد بثقة وجودة. بالتالي بالاعتماد على هذه الخطوات يمكنك تجنّب خطر إلغاء اعتماد ISO 22000 وسير نشاطك نحو التميز المستدام.