خطوات تصحيحية في حال رفضت هيئة الغذاء اعتماد ISO 22000

عندما ترفض هيئة الغذاء والدواء اعتماد نظام ISO 22000 لأي منشأة غذائية، فذلك لا يعني نهاية الطريق، بل بداية لمرحلة تصحيح دقيقة لإعادة المطابقة واستيفاء متطلبات النظام الغذائي. في كثير من الحالات، يكون الرفض نتيجة لثغرات فنية في توثيق العمليات، أو نقص في تحديث الوثائق، أو ضعف في تنفيذ الإجراءات التي تضمن مطابقة المعايير الدولية لنظام إدارة سلامة الغذاء. لذلك، من الضروري التعامل مع الموقف بجدّية من خلال تحليل مراجعة التقارير، وضع خطة التصحيح المناسبة، وإعادة ترتيب النظام بما يتوافق مع اشتراطات الهيئة. وتؤكد شركة نيكست جينيراشن / Next Generations، المتخصصة في تدقيق ومنح شهادات الأيزو، أن التعامل المنهجي مع الرفض وتنفيذ التصحيحات بدقة هو الطريق الأمثل لإعادة الاعتماد وضمان استمرار الثقة من هيئة الغذاء والدواء.

خطوات تصحيحية بعد رفض هيئة الغذاء اعتماد ISO 22000

بعد رفض هيئة الغذاء والدواء اعتماد نظام ISO 22000 لأي منشأة غذائية، لا بد من الانتقال فورًا إلى مرحلة التصحيح الممنهج. تبدأ هذه العملية بمراجعة ملاحظات الهيئة وتحليل أسباب الرفض، مرورًا بإعداد خطة واضحة لمعالجة الثغرات في نظام إدارة الغذاء، وانتهاءً بتحديث الوثائق وتوثيق الإجراءات بشكل يضمن مطابقة المعايير الدولية. من المهم كذلك متابعة تنفيذ الإجراءات الجديدة والتحقق من فعاليتها قبل إعادة تقديم الطلب رسميًا. وإليك أبرز هذه الخطوات:

1. مراجعة التقارير وتحليل أسباب رفض الاعتماد

الخطوة الأولى بعد رفض هيئة الغذاء والدواء للاعتماد هي دراسة مراجعة التقارير الرسمية التي توضح أسباب الرفض بالتفصيل.

• يجب تحديد ما إذا كان الرفض ناتجًا عن خلل في التطبيق العملي، أو نقص في الوثائق، أو عدم مطابقة المعايير المطلوبة.

• تحليل ملاحظات التدقيق الواردة في تقرير تدقيق ISO لتحديد البنود المخالفة، سواء كانت إجرائية أو تشغيلية.

• تحديد أولويات المعالجة: الأخطاء الحرجة أولاً، مثل غياب سجلات الرقابة الغذائية أو نقص في توثيق عمليات الإنتاج.

• وضع جدول زمني واضح لمتابعة كل بند مذكور في التقرير لضمان عدم تكرار الملاحظات في المستقبل.

تجاهل التفاصيل الدقيقة في التقارير قد يؤدي إلى رفض جديد عند إعادة تقديم الطلب.

2. إعداد خطة التصحيح بناءً على ملاحظات الهيئة

بعد فهم الأسباب، تأتي مرحلة إعداد خطة التصحيح، وهي الوثيقة التي تحدد ما الذي سيتم تعديله وكيف سيتم التنفيذ.

• يجب أن تتضمّن الخطة وصفًا موجزًا لكل ملاحظة من هيئة الغذاء والدواء، والإجراء التصحيحي المناسب لمعالجتها.

• توضيح الجهة أو القسم المسؤول عن التنفيذ، مع تحديد المدة الزمنية اللازمة لإتمام الإجراء.

• تقديم أدلة داعمة لكل خطوة تصحيحية، مثل النماذج المحدثة أو السجلات الجديدة ضمن نظام إدارة الغذاء.

• التأكد من أن الإجراءات التصحيحية تُعالج السبب الجذري للمشكلة، وليس فقط ظاهر الخطأ.

خطة التصحيح غير المدعومة بالأدلة والنتائج الفعلية لا تُقبل من الهيئة، حتى وإن كانت مصاغة بشكل جيد.

3. تحديث الوثائق وتوحيد نظام إدارة الغذاء

في كثير من الأحيان، يكون رفض الاعتماد مرتبطًا بعدم دقة الوثائق أو تضاربها. لذلك يجب تحديث الوثائق بشكل كامل لتوحيدها مع متطلبات النظام الغذائي.

• مراجعة سياسات الجودة وسلامة الغذاء، والتأكد من أنها تتماشى مع أحدث معايير ISO 22000.

• تدقيق جميع النماذج والسجلات والبيانات الخاصة بالمراقبة الحرجة، وضبط عملية توثيق العمليات لتكون أكثر وضوحًا وقابلية للتتبّع.

• توحيد الصيغ والرموز والمصطلحات المستخدمة في الإجراءات لتجنب أي التباس خلال تقييم الهيئة.

• إدراج التعديلات ضمن سجل تحديث الوثائق بحيث تكون كل نسخة موقّعة ومؤرّخة ومعتمدة رسميًا.

كل تغيير في الوثائق يجب أن يُسجّل ويُرفق بأدلة توضح سبب التعديل وطريقة اعتماده.

4. تنفيذ الإجراءات التصحيحية ومراجعة النظام الغذائي

بعد تحديث الوثائق، يجب تطبيق الإجراءات التصحيحية فعليًا على أرض الواقع ضمن المنشأة.

• التأكد من أن جميع أقسام المصنع تعمل وفق النظام الجديد، وأن العمليات أصبحت منسجمة مع متطلبات مطابقة المعايير.

• مراقبة مراحل الإنتاج والتخزين والتعبئة للتأكد من إزالة جميع أسباب عدم المطابقة التي كانت سببًا في الرفض.

• التحقق من أن نظام إدارة الغذاء يعمل بشكل متكامل ويُنتج نتائج يمكن إثباتها في سجلات الأداء والتقارير التشغيلية.

• مراجعة داخلية شاملة لجميع العمليات قبل التواصل مجددًا مع الهيئة.

التطبيق الجزئي أو المؤقت للإجراءات التصحيحية لا يُعتبر دليلاً كافيًا على الامتثال، وغالبًا يؤدي إلى رفض متكرر.

5. التواصل مع الهيئة لمتابعة الإجراءات وإعادة التقييم

بعد اكتمال التصحيحات والتحديثات، يجب التواصل رسميًا مع هيئة الغذاء والدواء لتوضيح الخطوات المتخذة.

• إرسال تقرير مُحدث يوضح الإجراءات التي نُفذت استجابة لملاحظات الرفض السابقة.

• طلب تحديد موعد إعادة تقديم الطلب لإعادة التقييم بعد تنفيذ خطة التصحيح بالكامل.

• تجهيز ملفات الدعم الفنية وسجلات الأداء والوثائق الجديدة لتكون جاهزة أثناء المراجعة.

• في حال طلبت الهيئة إجراءات القبول الإضافية، يجب تنفيذها فورًا وتقديم ما يُثبت ذلك.

التواصل المستمر مع الهيئة وتقديم التحديثات بانتظام يعزّز الثقة ويُظهر جدّية المنشأة في الالتزام بمعايير النظام الغذائي.

6. متابعة الهيئة بعد إعادة التقديم

عملية التصحيح لا تنتهي بمجرد إعادة التقديم، بل يجب الاستمرار في متابعة الهيئة حتى صدور الموافقة النهائية على الاعتماد.

• متابعة البريد الرسمي والمراسلات الخاصة بأي استفسارات إضافية من الهيئة والرد عليها في الوقت المحدد.

• في حال طلبت الهيئة فحوصات إضافية أو مراجعة ميدانية جديدة، يجب تسهيل الإجراءات فورًا.

• الاحتفاظ بنسخة من جميع المراسلات والملاحظات لتوثيقها في نظام إدارة الجودة الداخلي.

• توثيق أي تحسينات إضافية أو مؤشرات أداء تمت بعد مرحلة التصحيح لتكون جزءًا من تقرير الامتثال المستقبلي.

التأخير في الرد على ملاحظات الهيئة أو إهمال المتابعة الإدارية بعد إعادة التقديم قد يُعرّض الطلب للرفض مجددًا.

ملخص للخطوات التصحيحية

نصائح وتحذيرات مهمة

• النصيحة: تعامل مع رفض الاعتماد كفرصة لتحسين النظام وليس كعقوبة. فالتصحيح الدقيق هو ما يثبت قوة نظام إدارة الغذاء في شركتك.

• التنبيه: لا تكتفِ بتعديل المستندات فقط؛ الهيئة تتحقق من التطبيق الفعلي في الميدان، وليس من الورق فقط.

• النصيحة: احرص على توثيق كل خطوة من خطة التصحيح منذ اليوم الأول، فكل سجل يُعتبر دليلاً قويًا عند إعادة المراجعة.

• التنبيه: تجاهل المراسلات أو التأخر في متابعة الهيئة قد يؤدي إلى تأجيل طويل أو رفض دائم للاعتماد.

• النصيحة: حافظ على التواصل المهني مع الهيئة، واعتبر كل ملاحظة فرصة لتقوية نظامك الغذائي والارتقاء به لمستوى أفضل من مطابقة المعايير.

في النهاية، رفض هيئة الغذاء والدواء لاعتماد نظام ISO 22000 لا يعني فشل النظام الغذائي، بل يعد إشارة مهمّة لتطويره وتحسينه. عبر مراجعة التقارير بدقة، ووضع خطة التصحيح المناسبة، وتنفيذ الإجراءات الفعلية وفق متطلبات الهيئة، يمكن للمنشأة أن تعيد بناء الثقة وتثبت التزامها الكامل بمعايير الجودة وسلامة الغذاء. وتبرز هنا خبرة شركة نيكست جينيراشن / Next Generations في عمليات التدقيق ومنح الشهادات، حيث تضمن أن إجراءات الاعتماد تُنفّذ وفق أعلى معايير الدقة والامتثال. فالاستجابة السريعة، وتحديث الوثائق، وتوثيق العمليات، ومتابعة الهيئة بجدّية، هي المفاتيح الحقيقية للحصول على الاعتماد مجددًا وضمان استمراريته بثقة واستقرار.