خطوات تدقيق الجودة الداخلي والخارجي قبل منح شهادة ISO

في عالم الجودة والإدارة الحديثة، لا يمكن لأي منشأة الحصول على شهادة ISO بدون المرور بمرحلتين أساسيتين هما تدقيق الجودة الداخلي والخارجي. هاتان العمليتان تمثلان العمود الفقري في منظومة الاعتماد الدولي، لأنهما تهدفان إلى التأكد من أن نظام إدارة الجودة في الشركة يعمل فعليا وفق معايير ISO الدولية، وليس مجرد وثائق على الورق.

لذلك، قبل أن تمنح أي جهة مانحة مثل نيكست جينيراشن شهادة اعتماد رسمية، يجب أن تتأكد من سلامة النظام عبر عمليات مراجعة دقيقة تشمل فحص الوثائق والسجلات، ومراقبة العمليات التشغيلية، وإجراء مقابلات مع فرق العمل. كذلك، يساعد التدقيق المنتظم – سواء الداخلي أو الخارجي – على تحسين الأداء، وتحديد نقاط الضعف، وتعزيز الالتزام بالمعايير، مما يجعل الشركة جاهزة للاعتماد بثقة واستدامة.

ما هو تدقيق الجودة الداخلي ولماذا يعتبر خطوة أساسية؟

يعد التدقيق الداخلي ISO Internal Audit المرحلة الأولى من عملية المراجعة، ويهدف إلى تقييم مدى التزام المؤسسة بمتطلبات المعيار الذي تسعى للحصول عليه، سواء كان ISO 9001 للجودة، أو ISO 22000 لسلامة الغذاء، أو غيرها من المعايير.

الأهم من ذلك أن التدقيق الداخلي يجرى بواسطة مدققين داخليين مؤهلين من داخل الشركة، ويعتبر أداة فحص ذاتي تمكن الإدارة من اكتشاف الثغرات مبكرا قبل أن تصل إلى مرحلة التدقيق الخارجي.

خطوات التدقيق الداخلي

تمر عملية التدقيق الداخلي بعدة مراحل متسلسلة تضمن دقة النتائج وموضوعيتها، وهي:

• أولا: إعداد خطة تدقيق تغطي جميع أقسام المؤسسة مع تحديد المسؤوليات والمواعيد الزمنية.

• ثانيا: مراجعة الوثائق والسياسات والإجراءات لمعرفة مدى توافقها مع متطلبات معيار ISO المحدد.

• ثالثا: زيارة المواقع التشغيلية ومقابلة العاملين للتأكد من تطبيق التعليمات على أرض الواقع.

• رابعا: جمع الأدلة والسجلات مثل تقارير الصيانة، سجلات المراقبة، وسجلات الموردين.

• خامسا: إصدار تقرير تدقيق داخلي يوضح نقاط القوة، والملاحظات، وفرص التحسين المقترحة.

نتائج التدقيق الداخلي

بعد الانتهاء من المراجعة، تقدم النتائج للإدارة العليا التي تتخذ الإجراءات التصحيحية اللازمة لمعالجة أي خلل. لذلك، يعتبر التدقيق الداخلي بمثابة اختبار واقعي لنظام الجودة، لأنه يضمن الجاهزية الكاملة قبل حضور فريق التدقيق الخارجي من جهة الاعتماد.

يجب إجراء التدقيق الداخلي بشكل دوري، مرة على الأقل كل 6 أشهر، لأن الالتزام المنتظم يمنح المؤسسة ثباتا في الأداء ويقلل فرص رفض الشهادة أثناء التدقيق الخارجي.

ما هو التدقيق الخارجي وكيف يتم تنفيذه؟

يأتي التدقيق الخارجي ISO External Audit كخطوة لاحقة بعد اكتمال التدقيق الداخلي وتنفيذ جميع الإجراءات التصحيحية. ينفذ هذا التدقيق بواسطة مدققين معتمدين من جهة مانحة رسمية مثل نيكست جينيراشن، وهي الجهة المخولة قانونيا بمنح شهادات ISO بعد التأكد من مطابقة النظام لمتطلبات المعيار.

بالطبع، يختلف التدقيق الخارجي عن الداخلي من حيث الاستقلالية والحيادية، لأنه يجرى من طرف محايد لا ينتمي للمؤسسة، ويستند إلى منهجية تدقيق دولية معتمدة من هيئات الاعتماد مثل SAC أو IAF.

مراحل التدقيق الخارجي

تشمل عملية التدقيق الخارجي عدة مراحل متكاملة تبدأ قبل الزيارة الميدانية وتنتهي بإصدار القرار النهائي:

• مراجعة الوثائق والسجلات: للتأكد من وجود نظام موثق يطابق بنود المعيار الدولي.

• زيارة المواقع التشغيلية: حيث يقوم المدقق بفحص خطوط الإنتاج والإجراءات اليومية.

• إجراء المقابلات الميدانية: مع الموظفين والمشرفين للتأكد من تطبيق السياسات فعليًا.

• تقييم الالتزام والفعالية: للتأكد من أن النظام يحقق أهدافه في تحسين الجودة وتقليل الأخطاء.

• إصدار تقرير التدقيق الخارجي: الذي يحتوي على النتائج، والملاحظات، وأي حالات عدم مطابقة (Non-Conformities).

نتائج التدقيق الخارجي

بعد إصدار التقرير، يتم منحه للإدارة لمراجعة الملاحظات والرد عليها. إذا ثبت الالتزام الكامل، تُمنح الشركة شهادة ISO معتمدة من الجهة المانحة. أما إذا وُجدت ملاحظات جوهرية، تمنح مهلة زمنية (عادة 30 يومًا) لتصحيح الوضع قبل إعادة التقييم.

احرص على تجهيز فريق الجودة لتقديم الأدلة والوثائق فورًا أثناء التدقيق الخارجي، لأن سرعة الاستجابة تعكس احترافية المؤسسة وتعزز فرص القبول النهائي للشهادة.

الفرق بين التدقيق الداخلي والخارجي

رغم أن الهدف من كلا النوعين هو تحسين الأداء وضمان مطابقة المعايير، إلا أن هناك فروقات جوهرية بينهما من حيث الجهة المنفذة ونطاق التطبيق.

الأهم من ذلك أن كلا العمليتين مكملتان لبعضهما، لأن التدقيق الداخلي يعتبر خط الدفاع الأول، بينما التدقيق الخارجي هو الاختبار النهائي الذي يحدد مدى أهلية المؤسسة للاعتماد.

ما بعد التدقيق إصدار الشهادة والمتابعة السنوية

بعد إتمام مرحلتي التدقيق بنجاح، تصدر جهة المنح شهادة ISO معتمدة تشير إلى أن نظام إدارة الجودة لدى المؤسسة مطابق لمتطلبات المعيار. لكن هذه العملية لا تنتهي عند هذا الحد، لأن الاعتماد يتطلب زيارات متابعة سنوية (Surveillance Audits) للتأكد من استمرار الالتزام. كذلك، تُلزم الهيئات مثل هيئة الاعتماد السعودية (SAC) وIAF الشركات بتجديد الشهادة كل ثلاث سنوات من خلال إعادة تدقيق شامل (Re-certification Audit).

أهمية المتابعة الدورية

• التأكد من أن النظام لم يتراجع بعد الحصول على الشهادة.

• مراقبة الأداء وتحليل مؤشرات الجودة (KPIs).

• تحديث الإجراءات مع أي تعديلات في معايير ISO الدولية.

• تعزيز ثقة العملاء والجهات التنظيمية في استمرارية الامتثال.

• تقليل احتمالات سحب الشهادة بسبب الإهمال أو ضعف التطبيق.

بالتالي، لا تنظر إلى التدقيق كإجراء رقابي، بل كأداة تطوير تساعدك في تحقيق التحسين المستمر والحفاظ على الاعتماد الرسمي لسنوات طويلة.

تقارير التدقيق وأهميتها في تحسين النظام

تعد تقارير التدقيق من أهم مخرجات عمليات المراجعة لأنها توفر رؤية واقعية عن أداء النظام. لذلك، تعتمد جهات منح الشهادات على هذه التقارير لتقييم مدى التزام المؤسسة فعليًا بمعايير الجودة.

مكونات تقارير التدقيق

• ملخص عام: يوضح نطاق التدقيق والأقسام التي تمت مراجعتها.

• نقاط القوة: تبرز الممارسات المتميزة داخل المؤسسة.

• حالات عدم المطابقة: تسجل الملاحظات الجوهرية التي تحتاج تصحيحًا فوريًا.

• التحسينات المقترحة: توجيهات لتحسين الكفاءة التشغيلية.

• الاستنتاج النهائي: يحدد مدى مطابقة النظام ومتطلبات الاعتماد.

بالإضافة إلى ذلك، تُعتبر هذه التقارير سجلًا رسميًا يُستخدم لاحقًا في عمليات التدقيق السنوية ومتابعة أداء النظام عبر الزمن.

احتفظ بكل تقارير التدقيق لمدة لا تقل عن 3 سنوات، لأن الجهات الرقابية قد تطلب مراجعتها أثناء عمليات التجديد أو التقييم الدوري.

الأسئلة الشائعة

س1: ما المدة اللازمة لإجراء التدقيق الداخلي والخارجي؟
يستغرق التدقيق الداخلي عادة من 3 إلى 5 أيام، بينما يحتاج التدقيق الخارجي من 5 إلى 10 أيام حسب حجم المؤسسة وعدد المواقع التشغيلية.

س2: هل يمكن رفض منح الشهادة بعد التدقيق؟
نعم، إذا وجدت حالات عدم مطابقة جوهرية (Major Non-Conformities) ولم يتم تصحيحها في المدة المحددة، يمكن تأجيل أو رفض المنح مؤقتًا.

س3: ما الجهة التي تعتمد المدققين الخارجيين؟
يجب أن يكون المدقق الخارجي معتمدًا من هيئات دولية مثل IAF أو SAC، أو من خلال شركة منح معترف بها رسميًا مثل نيكست جينيراشن.

س4: هل تختلف عملية التدقيق بين معايير ISO المختلفة؟
نعم، لكن الإطار العام واحد. فالتدقيق في ISO 9001 يركز على العمليات الإدارية، بينما ISO 22000 يركز على سلامة الغذاء وعمليات الإنتاج.

س5: هل يمكن تنفيذ التدقيق أكثر من مرة في السنة؟
بكل تأكيد، بل يُنصح بإجراء تدقيق نصف سنوي داخلي لضمان استمرار الالتزام ومعالجة المشكلات قبل أن تتضخم.

في النهاية يمكن القول إن تدقيق الجودة الداخلي والخارجي ليس مجرد خطوة إجرائية للحصول على شهادة ISO، بل هو نظام مراقبة شامل يضمن بقاء المؤسسة في مسار التحسين المستمر والامتثال الكامل للمعايير الدولية. كذلك، يعد التعاون مع جهة مانحة معتمدة مثل نيكست جينيراشن خطوة حاسمة لضمان نزاهة التدقيق وجودة النتائج، لأن الحصول على شهادة ISO المعتمدة يعني حصول الشركة على اعتراف رسمي عالمي يرفع من ثقة العملاء، ويعزز سمعتها في السوق المحلي والدولي.