حلول لتجنب رفض اعتماد ISO 22000 من الغذاء والدواء في السعودية

في السعودية، الحصول على اعتماد ISO 22000 من هيئة الغذاء والدواء (SFDA) أصبح معيارًا أساسيًا لأي منشأة غذائية أو دوائية تبحث عن الثقة والمصداقية في السوق. لكن، بالرغم من أن كثير من الشركات تبدأ تطبيق نظام إدارة سلامة الغذاء بحماس، إلا أنها تتفاجأ برفض الاعتماد بعد التدقيق الخارجي.

هذا الرفض لا يعني أن الشركة فشلت نهائيًا، لكنه إشارة قوية على وجود ثغرات في النظام الغذائي أو في إجراءات التطبيق والتوثيق. لذلك، في هذا المقال سنشرح الأسباب الشائعة لرفض الاعتماد بشكل مفصل، ونقدّم حلول عملية شاملة لتجنبها، بالاستفادة من خبرات الجهات المتخصصة مثل Next Generations — الشركة السعودية المعروفة بخدمات التدقيق الخارجي ومنح الشهادات المعتمدة فقط.

 ضعف فهم العلاقة بين ISO 22000 ومعايير هيئة الغذاء والدواء

أغلب المنشآت الغذائية الصغيرة والمتوسطة تطبق نظام ISO 22000 بمعزل عن متطلبات هيئة الغذاء والدواء (SFDA)، وكأن النظامين منفصلين. لكن الحقيقة أن هيئة الغذاء والدواء لا تعتمد فقط على وثائق ISO، بل تراجع مدى توافق النظام الغذائي مع المعايير المحلية الخاصة بها، والتي تتضمن اشتراطات إضافية في النظافة، التتبع، التحكم في المخاطر، وإدارة الموردين.

 توحيد النظام مع متطلبات SFDA

الحل يبدأ من الفهم، مش من الأوراق.

1. أولًا، لازم الإدارة تراجع العلاقة بين ISO 22000 ومعايير SFDA لتحديد الفجوات. المقال التالي من Next Generations يوضحها بالتفصيل: العلاقة بين ISO 22000 ومعايير SFDA لضمان سلامة الغذاء في السعودية

2. بعد ذلك، اعمل مقارنة تفصيلية بين متطلبات ISO 22000 ومتطلبات الهيئة في كل بند (مثل التخزين، النقل، النظافة الشخصية، التتبع، التحقق).

3. اعتمد خطة مطابقة داخلية (Internal Compliance Plan) تشمل كل البنود، مع مسؤول محدد لمتابعتها.

4. وأخيرًا، استخدم استشاري تدقيق خارجي فقط للتحقق من الامتثال وليس لتجهيز الملفات بالنيابة عنك.

 ضعف التوثيق في نظام سلامة الغذاء

الخطأ الأكثر شيوعًا الذي يؤدي إلى رفض الاعتماد هو نقص أو ضعف التوثيق. نظام ISO 22000 يعتمد على إثبات كل خطوة من خطوات الإنتاج أو الخدمة الغذائية. إذا لم يكن هناك سجل واضح لكل مرحلة (من الاستلام إلى التوزيع)، لا يمكن إثبات الامتثال.

في بعض الشركات، المستندات تكون موجودة فعلاً لكن غير محدثة، أو غير موقّعة من الأشخاص المسؤولين، أو محفوظة بشكل عشوائي. مثلًا، قد تكون سجلات درجات حرارة الثلاجات غير موجودة لشهر معين، أو إجراءات النظافة غير موقّعة من المشرف، أو تقرير التحليل الميكروبي غير مرفق بنتائج فعلية.

  تطوير نظام توثيق فعال

1. أنشئ سجل توثيق إلكتروني أو ورقي منظم، يشمل كل العمليات اليومية.

2. استخدم قوالب جاهزة لتقارير المراقبة والتفتيش.

3. اجعل التوثيق عادة يومية وليس إجراء شكليًا.

كذلك من المهم توثيق “إجراءات التصحيح” لكل ملاحظة تظهر أثناء التدقيق، وإرفاق الأدلة التي تثبت التنفيذ. هذا النوع من التوثيق يمنح الهيئة ثقة بأن النظام فعلي ومستمر.

 إهمال المتطلبات التفصيلية لهيئة الغذاء والدواء

هيئة الغذاء والدواء السعودية تمتلك معايير دقيقة جدًا تخص المواد الغذائية، خاصة في ما يتعلق بسلامة المواد الخام، الفحص المخبري، والنظافة العامة. كثير من الشركات تركز فقط على المتطلبات العامة لـ ISO 22000 وتغفل البنود الإضافية الخاصة بالهيئة مثل:

• نتائج اختبارات المياه المستخدمة في التصنيع.

• شهادات الموردين المحليين.

• فترات معايرة أدوات القياس الحرجة.

• سجلات مكافحة الحشرات الشهرية.

هذه التفاصيل الصغيرة تمثل “الفرق بين القبول والرفض”. الهيئة تعتبر أي إهمال في هذه البنود إشارة على ضعف تطبيق نظام سلامة الغذاء، وبالتالي يتم رفض الاعتماد مؤقتًا أو نهائيًا حتى يتم التصحيح.

 مواءمة كاملة مع متطلبات الهيئة

1. اقرأ جيدًا قائمة متطلبات هيئة الغذاء والدواء للمصانع الغذائية من خلال مقال: لماذا تعتبر متطلبات الغذاء والدواء السعودية ضرورية للمصانع الدوائية والغذائية؟

2. اعمل جدول مقارنة داخلي بين بنود ISO ومتطلبات SFDA وحدد الفجوات.

3. نفّذ فحصًا دوريًا كل 3 أشهر يشمل كل عناصر السلامة المادية (أدوات، مياه، أرضيات، تهوية).

4. احتفظ بنسخ من كل نتائج الفحص ضمن ملف التدقيق الرسمي.

 ضعف إدارة التدقيق الداخلي

كثير من المنشآت تعتبر أن التدقيق الداخلي مجرد إجراء شكلي قبل المراجعة الخارجية، فتكتفي بجولة سريعة دون تحليل فعلي للأداء. لكن في نظر الهيئة، التدقيق الداخلي هو الأساس الذي يثبت فعالية النظام الغذائي واستمراريته. غياب التقارير التفصيلية، أو عدم وجود خطة تدقيق سنوية، أو تجاهل ملاحظات التدقيق الداخلي — كلها علامات على ضعف الالتزام بالنظام.

وما يزيد سوءًا أن بعض المنشآت توكل مهمة التدقيق لموظفين غير مدربين، فيتحول التقرير إلى أوراق ناقصة لا تقدم أي قيمة للمدقق الخارجي أو هيئة الغذاء والدواء.

 تطبيق نظام تدقيق داخلي قوي

1. درّب فريقك على أساليب تقييم النظام الغذائي.

2. استخدم أدوات حديثة موضحة في مقال: أدوات وأساليب التدقيق على نظام إدارة سلامة الغذاء ISO 22000 في السعودية

3. اعمل تدقيق داخلي شهري بدل سنوي، وسجّل نتائجه في تقارير معتمدة.

4. ناقش النتائج مع الإدارة لاتخاذ قرارات تصحيحية فورية.

بطء الاستجابة لملاحظات التدقيق الخارجي

من الأسباب الأساسية لرفض الاعتماد هو تأخر المنشأة في تصحيح الملاحظات الصادرة بعد التدقيق. المدقق الخارجي يرفع تقريرًا للهيئة فيه “ملاحظات عدم مطابقة”، وإذا لم يتم الرد خلال الفترة المحددة (غالبًا 30 يومًا)، يتم رفض الطلب تلقائيًا.

بعض الشركات تتعامل مع الملاحظات كأمر ثانوي أو لا تملك نظام متابعة واضح، فيتراكم الإهمال ويعتبره المدقق “ضعفًا في نظام التحسين المستمر”.

 استجابة فورية وممنهجة

• أنشئ جدول زمني محدد لتصحيح كل ملاحظة.

• اجعل هناك فريق مخصص لمتابعة خطة “Corrective Actions”.

• احتفظ بالأدلة مثل الصور، النماذج، والتوقيعات لإثبات التنفيذ.

• راجع مقال: دور التدقيق على ISO 22000 في تحقيق الامتثال لهيئة الغذاء والدواء السعودية لمعرفة كيف تستفيد من نتائج التدقيق الخارجي لتحسين النظام.

 ضعف التواصل والتنسيق مع هيئة الغذاء والدواء أثناء عملية الاعتماد

كثير من المنشآت بعد ما تنتهي من التدقيق الخارجي، تتعامل مع هيئة الغذاء والدواء بطريقة رسمية جدًا أو بطيئة، كأنهم جهة تفتيش فقط. لكن في الحقيقة، التواصل المستمر مع الهيئة أثناء مراحل الاعتماد جزء مهم من نجاح العملية.
الهيئة عادة ترسل استفسارات فنية أو طلبات توضيح على تقارير التدقيق أو إجراءات التصحيح. بعض الشركات تتأخر في الرد أو تقدم إجابات ناقصة أو غير موثقة.

إنشاء آلية اتصال فعّالة وواضحة

• خصص موظف معتمد يكون “نقطة الاتصال الرسمية” مع هيئة الغذاء والدواء (SFDA).

• جهّز دليل اتصالات داخل المنشأة فيه كل المستندات المطلوبة للرد الفوري على أي استفسار.

• تابع كل الطلبات الصادرة من الهيئة بشكل إلكتروني وسجل ردودك في جدول متابعة داخلي.

• نظم تدريبًا داخليًا للفريق حول كيفية التعامل مع ممثلي الهيئة أثناء الزيارات الميدانية.

• يمكن الرجوع لمقال كيف يؤثر اعتماد هيئة الغذاء والدواء على سلامة المنتجات الغذائية في الأسواق السعودية؟ لمعرفة كيف تبني علاقة مهنية ومستقرة مع الهيئة.

 تجاهل مرحلة المراجعة المسبقة (Pre-Audit) قبل تقديم طلب الاعتماد

كثير من الشركات تتسرع في تقديم طلب الاعتماد قبل ما تتأكد إن نظامها الغذائي جاهز بنسبة 100%. النتيجة؟ المدقق الخارجي أو الهيئة تكتشف ثغرات كبيرة أثناء المراجعة الرسمية، مثل غياب توثيق عمليات المراقبة اليومية أو ضعف في خطة تحليل المخاطر (HACCP Plan). وأحيانا تكون الممارسات اليومية ممتازة، لكن عدم وجود دليل مكتوب يجعل الهيئة تعتبر أن النظام “غير قابل للتحقق”.

إجراء مراجعة تمهيدية داخلية قبل التقديم

• نفّذ Pre-Audit داخلي على نفس مستوى متطلبات الهيئة.

• اطلب من جهة مانحة معتمدة مثل Next Generations إجراء تدقيق تجريبي (Mock Audit).

• استخدم نتائج المراجعة لعمل خطة تصحيح مفصّلة قبل الموعد الرسمي.

• لا تقدّم طلب الاعتماد إلا بعد أن تتأكد من أن جميع الأدلة مكتملة ومحدثة.

 ضعف نظام التحسين المستمر بعد الاعتماد

بعض المنشآت تظن أن الحصول على شهادة ISO 22000 هو نهاية الرحلة، لكن الحقيقة إن النظام لازم يستمر في التطور بعد الاعتماد. هيئة الغذاء والدواء السعودية تتابع المنشآت من خلال زيارات تدقيق دورية وتجديد سنوي. لو لاحظت أن النظام ثابت أو ما فيه أي تطوير في الإجراءات، تعتبر أن المنشأة فقدت روح التحسين المستمر.

 وضع خطة تطوير مستمرة للنظام الغذائي

• أنشئ “خطة التحسين المستمر” (Continuous Improvement Plan) تتحدث كل 6 شهور.

• راجع كل بند من بنود النظام وحدد نقاط التحسين الممكنة.

• اجعل التقارير السنوية تشمل مقارنة بالأداء السابق ومؤشرات الأداء (KPI).

الاعتماد على موردين غير معتمدين من الهيئة

الهيئة السعودية للغذاء والدواء تشدد على أن كل مورد للمواد الخام أو التعبئة يجب أن يكون معتمدًا أو على الأقل ملتزمًا بمعايير سلامة الغذاء. بعض المنشآت الصغيرة تشتري مواد من موردين مجهولين أو بدون توثيق جودة، ما يعرّضها لخطر رفض الاعتماد بحجة “عدم التحكم في سلسلة التوريد الغذائية”. الهيئة تعتبر المورد جزءًا من النظام الغذائي، وأي خلل في مصدر المواد يؤثر على المنتج النهائي مباشرة.

 مراقبة سلسلة التوريد بدقة

• أنشئ قائمة موردين معتمدين رسميًا من الهيئة.

• احتفظ بنسخ من شهادات الجودة الخاصة بكل مورد.

• راقب توريداتك من خلال سجلات الفحص والاستلام.

• اعمل تقييم سنوي للموردين لتحديد مدى التزامهم بمعايير ISO 22000.

• ارجع إلى مقال شهادة ايزو 22000 في السعودية: دليل شامل لاعتماد نظام سلامة الغذاء لفهم كيفية ربط الموردين ضمن النظام الغذائي المعتمد.

 عدم وضوح تقارير التدقيق

التقارير غير الدقيقة أو الغامضة من أسباب رفض الاعتماد، لأن الهيئة تحتاج أدلة واضحة ومكتوبة تثبت أن المنشأة تراقب نظامها الغذائي بانتظام. بعض المنشآت تكتب تقارير عامة مثل “النظام فعال” بدون تحليل فعلي للبيانات، أو بدون ذكر إجراءات تصحيحية.

 إعداد تقارير دقيقة وموثقة

• استخدم نماذج موحدة لتقارير التدقيق الداخلي والخارجي.

• احرص على أن يتضمن كل تقرير: “النتيجة – الأدلة – الإجراء التصحيحي – المسؤول – المدة الزمنية”.

• احتفظ بنسخة إلكترونية مؤرشفة لكل تقرير.

في الختام: طريق النجاح يبدأ من الالتزام الحقيقي

في النهاية، اعتماد ISO 22000 ليس مجرد شهادة تعلق على الجدار، بل هو التزام حقيقي أمام هيئة الغذاء والدواء السعودية والمستهلكين في كل مكان. الرفض لا يعني الفشل، لكنه إنذار إيجابي لتطوير النظام وتحسين الأداء. كل منشأة قادرة على تجاوز العقبات بشرط أن تفهم المتطلبات، وتوثق النظام، وتبني ثقافة سلامة غذاء مستمرة.

الجهات المتخصصة مثل Next Generations تقدم الدعم الكامل في مرحلة التدقيق الخارجي والتصحيح قبل التقديم للهيئة، ما يضمن حصول المنشأة على الاعتماد بسرعة وثقة.