الخطوات المطلوبة لتجديد شهادة ISO 45001 قبل انتهاء الترخيص

إن الحفاظ على شهادة ISO 45001 يُعدّ من العوامل الحيوية لأي منشأة تسعى إلى إدارة فعّالة لـ نظام السلامة والصحة المهنية، وبالأخص إذا كانت تعمل في بيئات تتطلّب مستوى عاليًا من الرقابة التشغيلية والميدانية. وعندما يقترب ترخيص الاعتماد من الانتهاء، يصبح تجديد الاعتماد أمرًا لا غنى عنه لضمان استمرار المصداقية والقبول من الجهات الرقابية. وبما أن عملية التجديد تشمل عدة خطوات مطلوبة لتجديد شهادة ISO 45001 قبل انتهاء الترخيص، فإن فهمها وتنفيذها بالشكل الصحيح يجعل الفرق بين الاستمرار في الاعتماد أو مواجهة تعليق أو فقدان الاعتماد الرسمي. وإذ نستعرض هذه الخطوات، فإنّ شركة نيكست جينيراشن / Next Generations تضعها في اعتبارها ضمن خدماتها المتعلقة بمنح شهادات الأيزو لضمان التزام الجهة المانحة والتنسيق مع متطلبات مركز الاعتماد السعودي (SAAC).

الخطوات المطلوبة لتجديد شهادة ISO 45001 قبل انتهاء الترخيص

1. إجراء تقييم المخاطر ومراجعة الوضع الحالي

أول خطوة في خطة التجديد هي إجراء تقييم المخاطر شامل لنظام السلامة، علاوة على مراجعة الأداء والوثائق الميدانية قبل موعد انتهاء الاعتماد.

• إذ ينبغي أن تُقيّم المنشأة كافة المخاطر الجديدة أو المتغيّرة في موقع العمل أو العمليات التي قد تؤثّر على السلامة، ومن ثم تحديث سجل المخاطر وضبط إجراءات السيطرة.

• وبعد ذلك، تُنفّذ مراجعة شاملة للوضع الحالي مقارنة بمتطلبات المعيار ISO 45001، للتأكد من أن المنهجية ما زالت مطابقة للمعايير.

• كذلك، يجب إعداد تقرير داخلي يُوثّق ما تمّ من تغييرات أو تحديثات في النظام، والذي يُعدّ مرجعًا جيدًا عند تقديم طلب تجديد الاعتماد.

• ومع ذلك، إذا أُهملت هذه الخطوة أو أُجريت بشكل سطحي، فإن تدقيق الامتثال من الجهة المانحة أو من قبل المركز المعتمد قد يُظهر نقصًا، مما يُهدد استمرار الاعتماد.
  تنبيه: إهمال تحديث سجل المخاطر أو عدم مراجعة النظام قبل التجديد قد يؤدي إلى ملاحظات في تقرير التدقيق أو رفض التجديد من الجهة المانحة.

2. مراجعة الوثائق وتحديث نظام الطوارئ وخطة التجديد

من ثمّ، يجب أن تُركّز الجهة المعنيّة على مراجعة الوثائق والاعتماد على خطة واضحة تُسمّى خطة التجديد، إضافة إلى التأكّد من جاهزية نظام الطوارئ بما يتماشى مع متطلبات تجديد الاعتماد.

• لذا، يجب تحديث جميع السياسات، والإجراءات التشغيلية القياسية (SOPs)، وسجلات الحوادث والخطر، بحيث تُظهر التطوير والتحسين مقارنة بالاعتماد السابق.

• كذلك، نظام الطوارئ – مثل خطط الإخلاء، إجراءات الحوادث، الاستجابة السريعة – يجب أن يكون مغطّى بالكامل ضمن الوثائق، مع دليل على اختبارها وتجربتها بانتظام.

• إضافة إلى ذلك، يجب أن تُعرض خطة التجديد على الإدارة العليا والتي تحدد المراحل الزمنية والمسؤوليات والمخرجات المطلوبة من التجديد.

• علاوة على ذلك، من المهم التأكد من أن الجهة المانحة المعتمدة لديها أُسلوب تعاون واضح مع منشأتك وأنها معترَف بها من قبل مركز الاعتماد السعودي (SAAC).
  تنبيه: إن استمرار العمل بوثائق قديمة أو عدم إدراج خطة تجديد واضحة قد يُفسّر أنه لا يوجد استعداد كامل، ما قد يؤدي إلى تعليق الاعتماد أو طلب إعادة تقييم موسّعة.

3. إجراء تدقيق داخلي وتحضير الجهة المانحة لتدقيق المتابعة

بالتالي، ينبغي أن تجرى مراجعة تشغيلية أو تدقيق داخلي قبل تقديم طلب التجديد، بحيث تُجهّز المنشأة لتدقيق المتابعة من الجهة المانحة وتضمن أنها ستجتاز تدقيق الامتثال بسلاسة.

• من المهم أن تُعد قائمة مراجعة داخلية تغطي متطلبات المعيار ISO 45001 وفروعه، مثل قيادة السلامة، تحليل المخاطر، مشاركة الموظفين، الأداء التشغيلي، وتحسين النظام.

• كذلك، يجب أن تُعدّ نتائج هذا التدقيق الداخلي في تقرير مفصل يُقدّم للجهة المانحة عند طلب التجديد، ويُبين ما تمّ من تعديل وتحسينات.

• علاوة على ذلك، ينبغي تنسيق موعد التدقيق الخارجي مع الجهة المانحة مسبقًا، والتأكد من جاهزية الوثائق والموقع وسجلات السلامة.

• بالتالي، فإن التحضير الجيّد للتدقيق الداخلي يزيد من احتمال النجاح في الحصول على الاعتماد الرسمي دون تأخير.
  تنبيه: تأجيل تدقيق داخلي أو تجاهل إعداد التقرير المُسبق قد يُعطّل عملية التجديد أو يؤدي إلى فرض تدقيق متابعة إضافي.

4. تقديم طلب التجديد ومتابعة الاعتماد مع الجهة المانحة

وأخيرًا، تأتي مرحلة تقديم طلب التجديد إلى الجهة المانحة. تليها مرحلة متابعة الاعتماد حتى صدور القرار النهائي، وهو ما يتطلب تنسيقًا مع مركز SAAC أو الجهة المنظمة ذات العلاقة.

• فعند تقديم الطلب، يجب إرفاق كل الوثائق المحدثة، تقرير التدقيق الداخلي، خطة التجديد المنفّذة، سجلات الأداء، وسجل تقييم المخاطر المحدث.

• ثم يجب أن تتابع الجهة المانحة معك حتى تحديد موعد التدقيق الخارجي أو زيارة الموقع، مع متابعة البريد والمراسلات والرد على أي استفسار في الوقت المناسب.

• كذلك، بعد إصدار القرار، يجب تأكيد أن الشهادة الجديدة أو تجديد الاعتماد قد صدر بوضوح مع تاريخ جديد وصلاحية معلّنة. وهو ما يُعتبر الجزء النهائي من خطة التجديد.

• ومن الجدير بالذكر أنّ مركز SAAC في المملكة العربية السعودية هو الجهة المسؤولة عن الاعتماد الوطني للهيئات التي تمنح الاعتماد. لذا من الأهمية بمكان التأكد أن الجهة المانحة معتمدة لديه.
  تنبيه: عدم تقديم الطلب في الوقت المناسب أو تجاهل متابعة الجهة المانحة أو مركز الاعتماد قد يؤدي إلى توقف الاعتماد أو تأخيره.

جدول ملخص لخطوات تجديد شهادة ISO 45001

نصائح وتحذيرات مهمة

• النصيحة: اجعل تحضير التجديد يبدأ قبل ٣-٦ أشهر من انتهاء الترخيص لضمان أن لديك وقتًا كافيًا لمراجعة نظامك.

• التنبيه: لا تؤخّر تقديم طلب التجديد أو تُعتمد على أن الاعتماد سيتجدّد تلقائيًا—فذلك قد يُعرضك لتعليق الاعتماد أو توقفه.

• النصيحة: تحديث الوثائق وإظهار فعالية نظام الطوارئ قبل التجديد يعطيك ثقة أعلى أمام الجهة المانحة.

• التنبيه: التعامل مع الجهة المانحة ومركز SAAC بجدّية واستجابة سريعة لأي استفسارات عقب تقديم الطلب أمر حاسم لتفادي التأخير.

• النصيحة: احتفظ بسجل متابعة لكافة مراحل التجديد. من تقييم المخاطر إلى تقديم الطلب إلى صدور الاعتماد، حتى يكون لديك دليل واضح في أي تدقيق مستقبلًا.

في النهاية إن تجديد شهادة ISO 45001 قبل انتهاء الترخيص ليس مجرد إجراء روتيني. بل هو تأكيد على استمرارية التزام المنشأة بـ نظام السلامة والصحة المهنية وحرصها على الحماية الفعّالة للموظفين والبيئة التشغيلية. عبر متابعة دقيقة لتقييم المخاطر. ومراجعة وثائق نظام الطوارئ، وتحضير تقرير تدقيق داخلي. وتقديم طلب التجديد مع متابعة معتمدة من الجهة المانحة و مركز SAAC. تضمن المنشأة حصولها على الاعتماد الرسمي دون انقطاع أو تعليق. وبالتالي، فإن التخطيط المبكر، والتنفيذ المنظم، والمتابعة الحثيثة تشكّل المفاتيح الحقيقية لضمان استمرار الامتثال وتحصين مكانتكم في السوق بثقة وثبات.